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搭建一个高效的电商企业,需要做这10件事

雨果网 2017-11-19 09:19:07

搭建一个高效的电商企业,需要做这10件事

在讨论电商时,人们经常会问以下三个问题:

如何建立一个成功的电商企业?

怎样才能使我的业务顺利运行?

如何才能打出名气?

注意以下10个关键要素,能帮你创建一个有组织且成功的电商企业:

1、虚拟助手

运行电商业务时最大的错误就是没有使用虚拟助手。在这么一个数字时代,你可以把任何东西外包给任何人。

不懂得把任务委托出去,是许多电商卖家失败的核心原因之一。毕竟,并非亲力亲为就能避免错误。

而且运行电商业务常常要跟大量的电子邮件打交道,与制造商通信、与亚马逊合作等,这些事可能耗费掉你大量的时间。

学会将任务委派给你的虚拟助手,能让你有更多时间专注于业务上的其他重要方面。

如果你觉得电商销售很难,而且你的时间严重不足,你可能缺少一个虚拟助手。

2、公司的Wiki(维基)社群

现在每个人都以各自的方式使用维基百科(Wiki)。无论是为了赢得朋友之间的辩论,还是学习新的东西。

你也可以在建立一个类似Wiki的社群,来帮助你自己和你的员工。

数据显示,多数电商团队花费19%的工作时间查找他们不明白的东西的答案。

有了公司自己的wiki社群,你可以把各类资料,包括电子邮件模板、使用指南、视频教程、公司历史、经常使用的电子邮件地址等放上去。

这样不仅让你的生活更轻松,还能让与你一同工作员工更轻松。

在技术方面,你可以使用Google Sites(一个侧重于团队协作的网站编辑工具),利用它你可轻易创建一个你的wiki团队网站。

3、任务管理系统

如果你正在运行电商业务,你需要使用任务管理系统。通常,你需要管理分配数以百计的任务。上一条提到的社群和Asana或Slack这样的任务管理系统相结合,能成功地把你的业务系统化。

你只需登陆平台,就能了解每个与你业务相关的人,找出他们的任务和接下来需要做的事情。通过平台,员工还能与你分享每日、每周和每月的工作情况。

在你的电商业务中使用任务管理系统有两大好处:

更好地进行管理

通过使用Asana这样的任务管理系统,你可以轻松运营自己的业务。

与使用电子邮件分配任务相比,Asana更加高效。

系统化将提高你的业务效率

当你开始使用任务管理系统时,你才会意识到你浪费了多少生产力。

你无需使用Skype与虚拟助手通话,也不用任何其他通信工具。一切都能在Asana上完成。

你可以很容易地把你的任务分到不同的项目或部门,如“内容营销”或“产品开发”,让你的业务井然有序地进行。

4、团队结构

许多电商卖家的企业往往缺乏结构和组织性。为什么?

很多人自以为拥有的只是一个小企业,仅有一两个雇员,不需要建立一个正式的团队结构。但制定更小的业务分类一直很重要的,你可以先创建一个组织结构图,如下图:

搭建一个高效的电商企业,需要做这10件事

如上图,根据功能、任务进行划分,可以把公司组织划分为市场营销、采购、销售、管理等。

这个图表会你必须完成的任务,使你对所有部门有一个基本的概念,对于未知的部分,可以先留空。

下面是更新后的图表,展示市场营销需要完成的不同任务:

搭建一个高效的电商企业,需要做这10件事

通过上图,你就知道网站或产品推广需要执行哪些任务。

当你想雇用某个具有特定功能的员工,或缺乏哪方面的人才时,你可以在表中添加一些假名提醒自己,如下图所示:

搭建一个高效的电商企业,需要做这10件事

当你雇用更多的人,你可以写下他们的真实姓名去掉假名,而不必花更多的时间来决定哪个位置适合他们。

你可能会想,为什么要提前考虑未加入公司的人,创建一个未来的组织结构图,而不是现在的组织结构图呢?

绘制你当前公司情况的组织结构图,你可能会将多余任务分配给自己。但如果你创建了一张有关未来的组织结构图,那么重点就是增加更多的人。你将花时间考虑你的未来目标,未来的商业愿景,并想象在未来几年你想成为什么样的人。

5、电子邮件和应用程序套件

你有没有遇到过使用johnsmith@yahoo.com或joesmith@gmail.com等免费电子邮件的公司?

遇到时你的第一个想法是什么?不专业?也许这是一个新的公司,需要自己的域名?

很多人电商卖家抱怨,他们不知道为什么无法取得电商销售的成功,而他们中的大多甚至没有投资专业的电子邮件服务,仍然使用免费的Hotmail,Yahoo或Gmail帐户。

试想你已经列出了一天的任务,现在你必须将人物分享给团队中的每个人。你需要消耗多少时间添加每个人邮件地址?

这就是为什么建议你花钱使用专业和可扩展的电子邮件服务。G Suite就是个不错的选择。

使用G Suite,你可以轻松地为员工创建电子邮件地址,随时添加更多信息,并完全控制其帐户。所有的账户都在一个单一的域名下。

6、密码管理器

大多数情况下,你需要将任务委托给员工,这些任务可能涉及一些敏感账户的秘密,你并不想共享出去。特别是当这些员工离开公司后,你必须修改与他们分享的所有密码。而且通过电子邮件和聊天信使发送敏感密码也存在安全风险。

但有些方法可以解决这些问题,例如使用LastPass密码管理器,能保证你将密码共享给员工时,不会泄露。

使用LastPass,员工须下载一个插件到他们的网页浏览器上,直接链接到你的LastPass帐户。这将使你的员工可以轻松地连接你正在使用的工具,插件会自动登录,而不会显示实际的密码。

使用LastPass,你还可以控制哪些密码可以被访问,甚至可以根据任务需要,对访问帐户进行分类。

7、标准操作流程(SOP)

经常有电商卖家炫耀自己花费了多少时间撰写标准操作程序。

标准操作程序是任何公司的重要组成部分。对于电商公司,具体的操作流程帮助你和你的虚拟助理无缝完成日常工作。

为了确保SOP的准确,你可以制作自己任务操作过程的视频,视频将记录所有的操作细节,你可以使用Camtasia、SOPZY或LOOM等工具来创建视频。

然后,你的虚拟助手可以观看视频,为你写出SOP。他还可以使用视频来创建各个重要流程的操作截图。

建议不要自行撰写SOP,这将浪费你大量的时间。

8、反馈会议

在任何业务领域,团队会议都是必要的。如果你没能经常与团队开会,互通讯息,那么员工业务能力低下,或无法达标只能怪你自己。因为你表现出的态度不够认真,而你的团队也会松懈下来。

建议你除了每个月底开展月度会议以外,再挑出额外的时间来了解员工的表现,和他们正在进行的任务。

你可以在任务管理系统中创建循环任务。这些周期性任务主要可以在周一或周三发布,并通知员工任务更新,借此机会与他们谈谈未来的目标,工作方向等。

另外,创建一些表格,如每日报告和每周报告。这些报告中最重要的部分是询问员工的一天(或一周)中的情况。借助这些表格,你可能提前发现员工对自己工作的不满,或有离职的动向。作为老板,你应该和他们谈谈,看看自己能做什么。

9、关键绩效指标(KPI)

关键绩效指标(KPI)非常重要,它们将直观地展示你的业务表现。

建议你每月为团队设定一个绩效指标(KPI)。

10、愿景

对自己的业务抱有远大的目标,这个目标的力量是巨大的。比如你希望你的企业在五年内到达什么样的程度。如上文提到的,为自己构建一个详尽的未来公司组织结构图,你将清楚地知道自己下一步需要做的事情。

总结

如果你想取得电商业务的成功,首先你需要摆正自己的角度,把自己的公司当做一家严肃的企业来对待,因为只有这样你才能为即将到来的一切做好准备。

(编译/雨果网 吴小华)

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