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写开发信前要准备什么?

雨果网作者:C周刊
2012-06-18 08:44:56

一直认为发开发信前要针对不同的客户写不同的内容,只有工作做足得到回复的机会才会越大。但请注意:开发信肯定要多发,但不能盲目的发。如果一味的盲目群发虽然发出去的多,往往收到回复的却少。

外贸开发信

      1、准备发开发信时,前期准备工作十分重要,比如对客户做相关调查。只有这样才会做到知已知彼,不会盲目的做无用功。如果客户不是你的目标客户发再多也没用。

      在发开发信前,首先需认真的分析一下客户资料。如果知道网站的话,需更认真浏览。看客户的产品类型,和他们最畅销的产品和市场定位。一般来说不要发千篇一律的开发信给不同的客人。我会针对客人的产品以及客人的关注点推荐自己相关的产品。这样会起到事半功倍的效果。虽然麻烦点,但是会让客人发现这封开发信是针对他而发,会引起对方的重视。

      2、前期工作做完后就是邮件的主题了,一般可填客户求购产品的名称加上自己公司的名字。关于称呼,如果知道客户的名称当然再好不过,如果不知道的话,也别用To Whom / Who / Will Concern / Sir / Madam等,你可以说Mr. Purchasing Manager / Manager.

      另外,可根据不同国家的客户用不同的语言向其打招呼。比如德国的:Guten Tag(Good day); 法国:Bonjour ;西班牙:Buenos Dias(good day)。这样的话客户看到你的信也会有亲切感,也会有兴趣读下去,关于各国方言开场白可以上网搜索。

      3、开发信的重点还是产品。那么,如何在信中突现竞争优势呢?如可向客户陈述自己的独特卖点(Unique Selling Point)。

      大家对自己的产品应该都很了解,所以我们要善于发掘自己产品的独特卖点。而例如Low price and high quality. 这样描述自己产品的语言并不会使你的客户满意。可重点描述公司的生产能力及开发新产品的能力、交货期准、自己有工厂或合作了很时间的工厂、参展次数、质量、管理优势,获得的认证等。比如:20-day delivery,Guaranteed,Response within 12 hours,20yeas trading experience等等,这才是客户所关心的。就是要针对客户关注点推销,让客户产生信任感。

      4、开发信不要整篇用大写字母,这样客户读起来不仅累而且是对别人的不尊重。重要的内容可以用Bold粗体。邮件写好后,怎样选择时间发也比较重要。周一不适合发信,周五临近周末,事情繁多也不适合,最好在周二,三,四会比较好。掌握发信时差。对时差相差大的客户选择下午发信,这样客户一上班会首先收到你的邮件,不至于垫底。

      5、避免成为垃圾邮件:不群发邮件,不重复发出内容相同的邮件,不要在英文邮件中交叉中文字体,首次发邮件不以HTML格式发送。

      6、最后就是设计签名。每个人的爱好不同,可以有不同的格式,但还是要明确自己的联系方法:电话、传真、邮编、地址等。

      最后切记:发出去后的开发信要记得跟踪。

 

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